Электронные документы: всем выйти из тени!

Электронный документооборот, который активно продвигают операторы электронных услуг для бизнеса, помогает компаниям избавиться от ряда претензий налоговиков к документам, подписанным, по их мнению, неустановленным лицом. Удостоверяющий центр оформляет электронную подпись (ЭП) на определенное лицо (руководителя фирмы или иное уполномоченное лицо), гарантируя, что именно данная электронная подпись принадлежит конкретному человеку.

Установлена подпись документа неустановленным лицом

На практике порой директор оформляет себе ЭП и передает флешку главбуху, который и подписывает все документы, отправляет их контрагентам. Мало кто знает, что, когда руководитель уходит в отпуск, на больничный или уезжает в командировку, право электронной подписи документов нужно передоверить другому представителю компании, как и в случае с бумажным документооборотом. Например, таким уполномоченным стал главбух.

Ему также нужно оформить ЭП в удостоверяющем центре, составить доверенность на право подписи документов в период, когда директор отсутствует. Попросту передать флешку директора и составить доверенность нельзя. Потому что документы будут подписаны все равно директором, который фактически не мог их подписывать в данное время.

Пострадать может контрагент, которому фирма продала товары, работы или услуги, ведь у него могут возникнуть проблемы с инспекторами, например, на том основании, что первичка и счета-фактуры подписаны лицом, которое не могло их подписывать в данный период времени, иначе говоря — неустановленным лицом.

Дата составления и дата выставления — одна или разные?

При электронном документообороте (ЭДО) в системе сразу фиксируется сам документ и дата его отправки. Удалить его из системы нельзя. А если надо изменить документ? Причин для замены данных может быть много: от банальной ошибки в реквизите до изменения суммы, подписи и т.д. И вот здесь у бумажного документа огромное преимущество — его можно порвать, выкинуть и на его место подшить новый. Если все сделать грамотно, то доказать замену бумаг не сможет ни один налоговый инспектор. С электронным так не поступишь, вся история пересылки сохранена, и при необходимости налоговики наверняка смогут получить такую информацию от операторов.

Конечно, можно отправлять документы контрагентам после многоразовой проверки, в правильности которых уже нет сомнений. Однако на этом пути возникают преграды в виде сроков составления и выставления документов, и прежде всего — счетов-фактур.

В главе 21 Налогового кодекса фигурируют два понятия: «составление» счета-фактуры и его «выставление».

При заполнении нужно указывать дату составления*(1), а выставлен*(2) счет-фактура должен быть не позднее пяти календарных дней с момента отгрузки (получения аванса/предоплаты). При буквальном толковании совокупности данных норм следует, что передача/отправка покупателю счета-фактуры должна произойти в течение пяти календарных дней с момента отгрузки. Формально счет-фактура, составленный по отгрузке 30 декабря и отправленный контрагенту после новогодних праздников, считается уже выставленным с нарушением. При таком подходе покупатель не может получить вычет на основании этого документа. И подобных казусных ситуаций может быть немало.

При бумажном документообороте налоговики обращают внимание на дату составления счета-фактуры и дату ее регистрации в книге покупок и журнале полученных счетов-фактур. По этим датам в общем случае при соблюдении прочих условий определяется момент возникновения права на вычет НДС. Дата отправки/передачи роли не играет. Важно также, чтобы на момент проверки и у поставщика, и у покупателя были экземпляры счета-фактуры.

При электронном документообороте дата выставления (отправки) счета-фактуры фиксированная, и можно говорить о том, что налоговики будут ее отслеживать при проверках. Зарезервировать номер и выставить счет-фактуру задним числом при электронном документообороте, как нередко происходит при бумажном, уже не получится.

Отсутствие счета-фактуры на отчетную дату исключает возможность принятия к вычету НДС в налоговом периоде, к которому он относится. Вычет возможен только в периоде получения счета-фактуры, такого мнения придерживаются чиновники*(3). Данную позицию подтверждает и многочисленная арбитражная практика*(4).

Рассмотрим ситуацию: счет-фактура составлен по реализации от 31 марта и датирован 31 марта, но отправлен (выставлен) по системе ЭДО 2 апреля. Так как документ получен покупателем во 2-м квартале, то только в этом налоговом периоде он может быть учтен при расчете НДС. Права на вычет в 1-м квартале у покупателя не было. Это автоматически сдвигает все налоговые вычеты на более поздний период.

Напомним, по правилам, установленным Налоговым кодексом *(5), право на вычет возникает в случае одновременного выполнения следующих условий:
— товар (работы, услуги) принят к учету;
— использование в НДС-облагаемой деятельности;
— наличие счета-фактуры.

Составлен, но не выставлен

Электронный документооборот, помимо прочего, усложняется самим Порядком*(6). В пункте 1.10 сказано, что датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде считается дата поступления файла счета-фактуры оператору от продавца. В то же время электронный счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступили:

— подтверждение оператора о получении им файла счета-фактуры;
— извещение от оператора о том, что покупатель получил счет-фактуру.

С первым условием все понятно. А вот второе не всегда выполняется, потому что покупатель, получив файл счета-фактуры, распечатывает его, подшивает и считает на этом свои обязанности выполненными. В то время как прежде всего ему нужно нажать кнопку «Принять/подписать документ» (в разных системах электронного документооборота эта функция может называться по-разному см. с. 37).

Только после этого поставщику придет извещение, что покупатель получил счет-фактуру и документооборот по нему считается завершенным. В противном случае счет-фактура не признается выставленным. Более того, в пункте 6 Правил ведения журнала учета счетов-фактур*(7) сказано, что в составе выставленных счетов-фактур в журнале учета не подлежат регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), направленные продавцами покупателям, в отношении которых продавец не получил извещения от покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного). При таком подходе у покупателя будут зарегистрированы счета-фактуры, которых не должно быть в журнале регистрации выставленных счетов-фактур у продавца. При встречной проверке, проводимой в рамках выездной, опять же покупатель может лишиться вычетов по НДС.

Как налоговики будут реагировать на вышеназванные неоднозначные обстоятельства, пока не известно. Практики нет. Но если им понадобится повод для претензий, они его используют наверняка, в отношении как поставщика, так и покупателя.

Итак, сейчас для внедрения электронного документооборота в массы много преград, созданных неоднозначным толкованием налогового законодательства и подзаконных актов. Как нам стало известно, ФНС России планирует ряд поправок, которые должны решить имеющиеся проблемы и увеличить число пользователей системы электронного документооборота.

«Актуальная бухгалтерия», N 6, июнь 2013 г.

Еще статьи из этого раздела

• Планируемая реформа законодательства о банкротстве:
• «С ветерком по тротуарам»: как регламентировать в ПДД передвижение электросамокатов, моноколес и гироскутеров
• Государственный и муниципальный контроль: новый этап правового регулирования
• Упрощенное банкротство граждан: назревшие изменения и спорные новеллы разработанного проекта
• Возможные варианты перехода на электронные трудовые книжки и полностью электронный кадровый документооборот