Программный сервис электронного документооборота способен перевести бумажный документооборот в электронный. Это решит проблему хранения бумажного архива документов и предоставления их, например, в налоговую инспекцию.

Все документы, доставленные через ПО электронного документооборота, имеют юридическую значимость в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ. В настоящее время электронно с контрагентом можно обмениваться договорами, накладными (в т.ч. ТОРГ-12), счетами-фактурами и прочими документами.

Обмен формализованными электронными документами может производиться как по установленным формам документов, например счет-фактура, так и по свободным (накладная). В последнем случае у бухгалтера есть возможность добавить дополнительные данные в форму акта оказанных услуг (выполненных работ) или накладную. Например, при формировании акта бухгалтеру предоставляется возможность самостоятельно указать его наименование — оказанные услуги, выполненные работы.

Документ можно загрузить в систему электронного документооборота из учетной программы в формате xml.
Помимо этого, обмениваться с контрагентом можно договорами. Его в электронном формате нужно вложить в документ, практически так же, как и при отправке письма по электронной почте. Преимущество отправки неформализованных документов через такой сервис в том, что он сохранится в архиве, в том числе и у оператора. Его всегда можно будет найти и распечатать.

Отправка документа контрагенту обычно занимает не более двух минут. После получения документа контрагент проверяет и принимает его, либо, в случае обнаружения ошибки, отправляет вам уведомление об уточнении, в котором описывает суть ошибки. После устранения ошибок вы отправляете контрагенту исправленный счет-фактуру.

Если по каким-либо причинам уже отправленный документ нужно аннулировать, то в программном сервисе «Экспресс-документ» для этого есть специальная функция.

И. Игнатова,
менеджер по маркетингу компании
«Электронный экспресс»

«Актуальная бухгалтерия», N 9, сентябрь 2013 г.