Работник отдела продаж направлен в командировку в иностранное государство.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме».
В правоприменительной практики сформировался подход, согласно которому расходы являются оправданными и экономически обоснованными, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом имеет значение лишь цель и направленность такой деятельности, а не ее результат (абз. 7, 8 п. 2 Определения Конституционного суда Российской Федерации N 1072-О-О, абз. 3, 4 п. 3 Определения КС РФ N 320-О-П, абз. 3, 4 п. 3 Определения КС РФ N 366-О-П)

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода».

Таким образом, только при соответствии указанным выше критериям понесенные налогоплательщиком затраты могут признаваться расходами в смысле ст.252 НК РФ.
Рассмотрим изложенные в запросы затраты с точки зрения их соответствия ст.252 НК РФ.

Расходы на переводчика:

В аспекте обоснованности и экономической оправданности расходы командированного работника на услуги переводчика сомнения не вызывают, т.к. в конечном счёте они направлены на получение дохода путем расширения рынка сбыта, углубления интеграции продукции на региональном рынке.

С точки зрения документальной обоснованности (имеется лишь расписка переводчика о получении денежных средств) рассматриваемых затрат, можно сделать вывод об их несоответствии требованиям ст.252 НК РФ.

Так в соответствии со ст.168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Таким образом, возможность возмещения тех или иных затрат работника, понесенных последним в командировке, ставится в зависимость от соответствующего разрешения работодателя, выраженного в локальном правовом акте. С учетом изложенного, целесообразно предусмотреть для работника в локальном правовом акте (Приказ, Положение о командировке) возможность пользоваться услугами переводчика.

Представленная расписка не отражает характер оказанных услуг, а также не содержит в себе сведений о принятии работником оказанных переводчиком услуг, а, следовательно, документально не подтверждена экономическая обоснованность услуг по переводу. Так расписка подтверждает факт получения денежных средств переводчиком от работника при этом сведения, позволяющие оценить, насколько данные услуги были оказаны в интересах Предприятия, документ не содержит.
Таким образом, в целях документального подтверждения обоснованности понесенных затрат, необходимо наличие договора (контракта), а также акта выполненных работы. В том случае, если законодательство иностранного государства не предусматривает формирование письменных договоров (контрактов) между физическими лицами, то к представленной расписке необходимо приложить заявку на перевод, переписку между работником и переводчиком, иные письменные документы, содержащие информацию о характере переводимого текста, либо информацию об участии последнего в переговорах, а также документы подтверждающие факт выполненных работ (акт, письмо и т.д.).

Рекомендации:
Сформировать локальный правовой акт, позволяющий работнику в заграничной командировке привлекать переводчика.
Сформировать договор между работником и переводчиком с указанием характера и объема выполняемых работ.
При отсутствии возможности сформировать договор, подтвердить реальность оказанных услуг перепиской между работником и переводчиком.

Расходы на такси
Работодатель вправе включить в состав расходов стоимость проезда работников на такси при условии, что эти расходы документально подтверждены и экономически обоснованы:

— в аэропорт при направлении в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации (Письма Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82 и УФНС России от 19.12.2007 N 28-11/121388);
— к месту командировки и обратно (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47);
— использование такси для передвижения по городу.

В последнем случае, по мнению специалистов Минфина России, уменьшение налоговой базы на сумму расходов на проезд командированного работника на такси возможно только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. При этом обязанность проверки экономической обоснованности расходов, произведенных налогоплательщиком, возложена на налоговые органы (Письмо Минфина России от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505). Именно поэтому работодателю целесообразно предусмотреть возможность оплаты услуг такси в локальном нормативном акте организации (например, в Положении о служебных командировках).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации необходимо документально подтвердить экономическую обоснованность несения подобного рода расходов и их реальность.

Одним из факторов, способствующих подтверждению обоснованности расходов, является наличие четких указаний на возможность и случаи возмещения командированным работникам расходов на такси во внутренних нормативных документах (коллективном договоре, внутреннем положении о командировках, в приказе руководителя организации о порядке и нормах возмещения командировочных расходов или в ином локальном нормативном акте организации). Кроме того, можно прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и письменные объяснения работника о причинах использования такси, а не общественного транспорта. Разъяснения в части документального оформления были даны в Письме УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 N 16-15/080978. По мнению столичных налоговиков, в целях налогообложения прибыли документальным подтверждением расходов на оплату услуг такси является кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности со всеми обязательными реквизитами.

Вывод:
Резюмируя изложенное, необходимыми документами для принятия в расходы по налогу на прибыль затрат, понесенных работником на оплату такси, будут являться:

— локальный правовой акт работодателя (Положение о командировках, Приказ и т.д.);
— документ, подтверждающий факт оказания услуг и их стоимость (квитанция об оплате);
— пояснения работника о целях использования такси, исходя их локального правового акта, а также маршрутах движения.
— Документы на иностранном языке должны быть переведены на русский. Бухгалтерский и налоговый учет осуществляются в целях формирования полной и достоверной информации о порядке учета хозяйственных операций. При этом все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Согласно ст. ст. 313 и 314 НК РФ к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах.

Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Минфин России неоднократно высказывался о необходимости построчного перевода оправдательных документов, которые сотрудник обязан приложить к своему отчету (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47). Если перевода на русский язык нет, такие документы нельзя учесть в расходах при налогообложении прибыли (Письмо УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388).

При этом необходимо отметить, действующим законодательством РФ не регламентирован порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык, такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации. Аналогичной позиции придерживается МинФин РФ: Письмо от 03.11.2009 N 03-03-06/1/725.

Еще статьи из этого раздела

• Согласно Перечню непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих обмену, утвержденному постановлением Правительства РФ от 31.12.2020 N 2463, медицинские изделия надлежащего качества не подлежат обмену. Подлежат ли они возврату?
• Организации необходимо снять с государственного кадастрового учета земельный участок, который образован из другого земельного участка. Площадь образованного участка входит в общий земельный участок (фактически отсутствует). Какие-либо строения на земельном участке отсутствуют. Каков порядок снятия земельного участка с кадастрового учета?
• В декабре 2017 года подрядчик включил в документы 2017 года работы, фактически им выполненные в 2018 году. При этом документы 2017 года также содержат работы, которые были фактически выполнены. Акты выполненных работ подписаны организацией без замечаний. В документы, выставленные в 2018 году, указанные работы подрядчик не включал. В ноябре 2019 года при проведении проверки внутреннего аудита было выявлено, что период фактического выполнения работ не соответствует периоду их отражения в учете, а именно: фактически работы были выполнены позже (I квартал 2018 года), чем оформлены и отражены в учете документы на эти работы. Каким образом и на основании каких документов возможно произвести аннулирование в учете операции по отражению в учете выполненных работ в 2017 году? На основании каких документов отразить данные операции в учете в 2018 году? Каковы последствия данных действий?
• Создается ООО (планируется применять УСН), которое будет привозить импортные строительные материалы под заказ физическим лицам, а также оказывать им услуги по подбору материалов и дизайну интерьера. Необходимо ли ООО применять контрольно-кассовую технику? Договоры какого характера необходимо заключать с физическими лицами?
• Был заключен государственный контракт на проведение лесоустроительных работ. В контракте выделено три этапа исполнения со сроками сдачи — в конце каждого календарного года и последующей оплатой каждого этапа после составления акта приемки. Каждый этап предполагает выполнение нескольких видов работ, оказание определенных услуг без указания сроков исполнения. Выполнение первого этапа еще не закончилось, однако заказчику очевидно, что некоторые виды работ этого этапа не выполняются и срок выполнения этапа соблюден не будет. В соответствии с условиями контракта заказчиком может быть взыскан штраф за неисполнение или некачественное исполнение контракта. В какой момент заказчик может требовать уплаты пени? Может ли заказчик произвести оплату работ за вычетом штрафа и неустоек? Может ли заказчик взыскать штраф за каждый невыполненный вид работ при оплате разных этапов работ?